Запуск корпоративного портала: быстрый старт

После внедрения корпоративного портала возникает потребность быстро запустить его в работу. Это напрямую зависит от заинтересованности сотрудников пользоваться возможностями нового продукта. Отсюда очевидно, что без активного вовлечения сотрудников в процесс изменений, усилия по созданию портала сойдут на нет.

Тема данной статьи – эффективность использования внутренних коммуникаций для быстрого запуска корпоративного портала. Эта информация адресована, в первую очередь, специалистам по управлению персоналом, а также отделу внутреннего PR, которые напрямую отвечают за коммуникаций внутри компании.

Одно из проверенных средств – внутренняя email-рассылка с оповещением о новом полезном сервисе. В практике клиентов ANROM организацией таких рассылок занимался отдел внутреннего PR или HR-служба.

Каким должно быть содержание письма или писем в рамках рассылки? Вот лучшие практики.

1. Информация о внедрении портала

Люди должны быть проинформированы о корпоративном портале еще до его внедрения, чтобы заранее подготовиться к изменениям. Когда портал уже внедрен, нужно снова сделать рассылку, чтобы уведомить сотрудников о полноценном запуске сервиса.

2. Новые возможности, преимущества

Необходимо ознакомить сотрудников с возможностями корпоративного портала, рассказать, почему он поможет сделать их жизнь легче. Например, сотрудников заинтересуют возможности:

• поиск людей;
• поиск документов;
• сервисы и заявки.

3. Самые популярные информационные разделы

Обычно, наиболее популярными информационными разделами корпоративного портала являются:

• дни рождения сотрудников;
• справочник сотрудников;
• доска почета;
• организационная структура компании;
• полезные ссылки.

4. Советы сотрудникам при переходе на новую систему

Каким бы простым ни был портал для использования, к нему нужно привыкнуть, адаптироваться. Например, если люди до этого пользовались другой системой организации документооборота, нужно объяснить новые принципы размещения документов, рассказать, что где находится.

5. Куда обращаться по вопросам портала

Поскольку сайт только запускается, могут возникнуть определенные вопросы или сложности. Намного ускорит адаптацию сотрудников возможность консультаций с более опытными пользователями системы.

Грамотно составленное письмо должно:

• помочь работнику понять, для чего нужен корпоративный портал, какие он предоставляет возможности, какие разделы портала ему пригодятся;
• объяснить, куда обращаться, если возникнут вопросы;
• заинтересовать людей пользоваться новым сервисом.